传真机在工作了一段时间以后反馈回来的一些信息和传真机其他的一些系统信息，包括出错报告、日志报告、系统配置报告、功能列表、存储号码列表、安装帮助，称之为报告/参考系统。
出错报告就是在传真发送或者接收失败后传真机显示的错误信息，可以帮助用户正确的重新发送或者接收传真。传真机在收发一定次数的文件后，将机器记录的工作结果打印出来。这个结果称之为日志报告。这个报告对统计发送的文件相当有用处。大部分的传真机都具有这两项报告。系统配置报告、功能列表、存储号码列表和安装帮助是显示传真机系统信息的一些报告，并不是所有的传真机都支持这些报告。